Scannen Sie noch oder transferieren Sie schon?

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"Die Erstellung der Finanzbuchhaltung von E-Commerce Unternehmen ist mit herkömmlichen Methoden weder zu angemessenen Kosten noch rechtssicher möglich."

Der internetbasierte Handel (Online-Handel) sowie die internetbasierten Dienstleistungen (E-Services) haben in den letzten Jahren eine enorme Entwicklung hinter sich. Man kann mit Fug und Recht sagen, dass sie in vielen Bereichen die herkömmlichen Handels- und Dienstleistungswege verdrängt haben. Große Marktplätze wie Amazon und eine kaum überschaubare Zahl an Online Shops finden in der Käuferschaft regen Anklang. Entscheidende Treiber sind die stetige Verfügbarkeit eines breiten Warensortiments und das vorherrschende Lebensgefühl, das auf IT-Affinität, Transparenz und Internationalität abhebt. Zum anderen spielt die unglaubliche Effizienz und Geschwindigkeit, die den E-Commerce prägt, eine entscheidende Rolle.

Herausforderung für Buchhaltung und Steuerberatung im E-Commerce

Allerdings ergeben sich in dieser „Welt“ ganz neue Herausforderungen an die Buchhaltung: Zum einen sind enorme Mengen an Verkäufen, Zahlungen, Retouren, Gutschriften und Gebühren zu buchen. Nur allzu oft, fließen Buchungen fälschlicherweise kumuliert oder gar saldiert in die Finanzbuchhaltung ein. Damit wird jedoch dem Einzelerfassungsgebot des Handels- und Steuerrechts nicht Genüge getan. Wer hiergegen verstößt, verfügt kaum mehr über eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Dies ist nicht nur ein handelsrechtliches Problem, sondern kann auch bei einer steuerlichen Betriebsprüfung äußerst unangenehme Folgen haben.

Zum anderen erfolgen die Verkäufe oft an Privatkunden im europäischen (und außereuropäischen) Ausland. Hierbei sind Lieferschwellen zu überwachen und ggf. Steuerdeklarationen im betreffenden Land vorzunehmen. Hinzu kommt, dass die Waren unter Umständen nicht aus einem eigenen Lager in Deutschland, sondern direkt von Amazon (Amazon FBA) und dann aus einem x-beliebigen Amazon-Lager im europäischen Ausland (sog. PAN-EU), versandt werden. Daher ist zu prüfen, ob innergemeinschaftliches Verbringen zu melden oder infolge der Lieferungen aus ausländischen Lagern (z.B. Polen nach Spanien) im Ausland Umsatzsteuer anzumelden und abzuführen ist. Erfolgt dies nicht, so droht im schlimmsten Fall, dass zweimal Umsatzsteuer gezahlt werden muss.

Automatisierte Datenverarbeitung

Nicht das Scannen, der Datentransfer ist die Lösung!

Damit Sie auf der sicheren Seite sind, müssen eventuell enorme Datenmengen gebucht und umsatzsteuerlich eingeordnet werden. Zum Glück gibt es bereits effiziente Wege für die Datenverarbeitung. Um diese zu nutzen, müssen die Daten „an der Quelle abgeholt“ und ohne Medienbruch verarbeitet werden. Schnittstellen dienen dabei zum Auslesen der Daten (ähnlich einem Scanner) und spielen diese in der korrekten Datenstruktur zur weiteren Verarbeitung in der Buchhaltungssoftware ein. Falls diese Systeme beherrscht und effizient genutzt werden, spielt es (fast) keine Rolle mehr, ob pro Monat 100 Verkäufe eines ebay-Händlers, 1.000 Verkäufe aus einem Online-Shop oder 100.000 Verkäufe eines Amazon Sellers zu verarbeiten sind. Der Datentransfer ist damit die einzig effiziente und rechtssichere Lösung.

Ohne hybrides Wissen geht es nicht

Daher haben sich bei uns Spezialisten zu einem kanzleiinternen „E-Commerce-Desk“ zusammengefunden. Diese Teammitglieder verfügen nicht nur über ausgezeichnete steuerliche Kenntnisse, sondern zeichnen sich auch durch umfassendes Knowhow in der Nutzung von Schnittstellen und anderen Werkzeugen zum Datentransfer sowie insbesondere im Bereich von Datenstrukturen aus.

Vorteile der schnittstellenbasierten Buchhaltung für Online Händler und E-Services

  • Die erforderlichen Daten liegen in der Regel bereits digital vor. Für Zwecke der Erstellung der Finanzbuchhaltung und Umsatzsteuererklärung müssen diese „nur“ ausgelesen werden.
  • Die Verarbeitung ohne Medienbruch ist nicht nur effizient, sondern minimiert auch Übertragungsfehler.
  • Die aktuelle Vermögens- und Ertragslage kann zeitnah und präzise dargestellt werden.
  • Die Buchhaltung erfüllt die handelsrechtlichen und steuerlichen Vorgaben.
  • Die erforderlichen umsatzsteuerlichen Meldungen, Anträge und Zahlungen werden europaweit möglich.

Unsere Dienstleistungen

  • Einrichtung der notwendigen Schnittstellen zur Verarbeitung und digitalen Erstellung der Handelsbücher
  • Automatisches Auslesen und Transferieren der (z.B. von Amazon, PayPal, eBay, plentymarkets etc.) bereitgestellten Daten
  • Datenverarbeitung in die Finanzbuchhaltung gemäß der handelsrechtlichen und steuerlichen Erfordernisse
  • Kompetente Beratung durch umfassendes Expertenwissen wie beispielsweise umsatzsteuerlicher Probleme von Amazon-FBA-Lagern

Ob als Betreiber eines eigenen Online Shops oder als Verkäufer über Online-Marketplaces wie Amazon: Wir unterstützen Sie in allen relevanten Themen rund um Buchhaltung und Steuerberatung, damit Sie der nächsten steuerlichen Außenprüfung gelassen entgegensehen können.